Save the Date wann verschicken? Die Richtwerte
Eine feste Regel gibt es nicht. Ratgeber, Papeterien und Hochzeitsplanerinnen nennen unterschiedliche Zahlen, liegen aber nah beieinander. Die Faustregel dahinter ist einfach: Je mehr Planung deine Gäste brauchen, desto früher. Wer nur über die Straße kommt, muss wenig organisieren. Wer fliegen, Urlaub nehmen oder Kinder unterbringen muss, braucht Monate.
| Anlass | Save the Date (Richtwert) | Einladung danach |
|---|---|---|
| Hochzeit, Gäste meist aus der Nähe | etwa 6 bis 9 Monate vorher | 2 bis 3 Monate vorher |
| Hochzeit mit vielen Gästen von weiter weg | etwa 8 bis 12 Monate vorher | 3 bis 4 Monate vorher |
| Hochzeit im Ausland | etwa 9 bis 12 Monate vorher, gern früher | 4 bis 6 Monate vorher |
| Hochzeit in Hochsaison, Ferien oder an Feiertagen | eher am oberen Ende | wie oben |
| Runder Geburtstag mit großer Feier | etwa 3 bis 6 Monate vorher | 4 bis 8 Wochen vorher |
| Normale Geburtstagsfeier | meist nicht nötig | 2 bis 4 Wochen vorher |
| Firmen- oder Weihnachtsfeier | etwa 2 bis 3 Monate vorher | 4 bis 6 Wochen vorher |
| Klassentreffen | etwa 4 bis 6 Monate vorher | 6 bis 8 Wochen vorher |
| JGA-Wochenende (an die Gruppe) | etwa 3 bis 6 Monate vorher | Details 4 bis 8 Wochen vorher |
Ganz wichtig: Das Save the Date verschickst du erst, wenn das Datum wirklich steht. Bei einer Hochzeit heißt das meist, dass die Location zugesagt hat und das Standesamt den Termin vergeben kann oder die Trauung in der Kirche reserviert ist.
Save the Date für die Hochzeit: wann genau?
Für Hochzeiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz liegt der übliche Rahmen bei 6 bis 12 Monaten. Viele Paare landen bei etwa 8 bis 10 Monaten, weil dann die Location gebucht ist und die Gästeliste weitgehend steht. Ein paar Dinge schieben den Zeitpunkt nach vorne:
- Sommerwochenenden. Zwischen Mai und September konkurrieren viele Hochzeiten, Festivals und Urlaube um dieselben Samstage. Wer früh Bescheid gibt, ist zuerst im Kalender.
- Lange Wochenenden und Brückentage. Pfingsten, Fronleichnam oder Christi Himmelfahrt sind beliebt für Hochzeiten und genauso beliebt für Kurzurlaube.
- Gäste mit Kindern. Sie brauchen Zeit für Betreuung oder müssen mit Schulferien jonglieren, die zwischen Bundesländern und Kantonen unterschiedlich liegen.
- Gäste, die Urlaub nehmen müssen. In vielen Betrieben wird der Jahresurlaub früh eingereicht, manchmal schon im Jänner beziehungsweise Januar.
- Freitag- oder Wochentagshochzeiten. Wer unter der Woche feiert, sollte früher ankündigen, damit sich alle freinehmen können.
Kommen dagegen fast alle aus der Region und feiert ihr an einem gewöhnlichen Samstag im Herbst, reichen notfalls auch 4 bis 6 Monate.
Tipp: Schickt den Menschen, die eine besondere Rolle haben (Trauzeugin, Trauzeuge, Eltern, Geschwister), das Datum noch früher und persönlich. Am besten fragt ihr sie sogar, bevor ihr bucht. Wie das ohne endloses Hin und Her geht, steht weiter unten.
Hochzeit im Ausland: früher verschicken
Bei einer Hochzeit im Ausland, ob am Gardasee, in Kroatien, auf Mallorca oder in der Heimat einer Familie, ist das Save the Date besonders wichtig. Gäste müssen Flüge oder lange Autofahrten planen, oft mehrere Tage Urlaub nehmen und eine Unterkunft finden. Viele Quellen empfehlen deshalb 9 bis 12 Monate Vorlauf, bei Fernreisen auch mehr.
Beim Save the Date selbst helfen ein paar zusätzliche Angaben:
- Region oder nächste Stadt statt nur das Land, damit Gäste nach Flughäfen schauen können
- Zeitraum statt einzelner Tag, wenn es ein Hochzeitswochenende wird
- Hinweis auf Reisedokumente, falls Gäste außerhalb der EU unterwegs sind und der Pass gültig sein muss
- Ein Ausblick, wann Infos zu Hotels und Anreise kommen
Passende Formulierungen findest du unter Save the Date Texte für die Hochzeit im Ausland.
Wie lange vorher Save the Date zum Geburtstag?
Für Geburtstage gibt es weniger feste Gewohnheiten als für Hochzeiten. Als grobe Orientierung:
- Runder Geburtstag mit großer Feier (30, 40, 50, 60 und mehr): etwa 3 bis 6 Monate vorher. Kommen Gäste von weit her oder wird übernachtet, darf es auch früher sein.
- Feier im Sommer oder in den Ferien: eher früher, weil viele verreist sind.
- Überraschungsfeier: Hier ist das Save the Date eine Geheimsache. Verschick es nur an die Gäste, nie in eine Gruppe, in der die Hauptperson mitliest. Mehr dazu unter Überraschungsparty planen.
- Normale Geburtstagsfeier: Hier reicht meist eine Einladung zwei bis vier Wochen vorher, ein Save the Date wäre zu viel des Guten.
Für die Einladung danach gibt es fertige Texte unter Einladung zum Geburtstag: Texte.
Firmenfeier, Weihnachtsfeier und Klassentreffen
Bei Weihnachtsfeiern ist der Dezember das Problem: Jeder Verein, jede Abteilung und jeder Freundeskreis will in dieselben drei Wochen. Ein Save the Date im September oder Oktober sichert euch den Abend. Bei Firmenjubiläen mit externen Gästen sind 3 bis 4 Monate sinnvoll, da Kundinnen und Partner volle Kalender haben.
Bei Klassentreffen liegt die Schwierigkeit woanders: Oft fehlen Kontakte. Ein frühes Save the Date, das alle weiterleiten dürfen, hilft, auch die zu erreichen, die längst weggezogen sind.
Zu früh oder zu spät: woran du es merkst
| Zu früh | Zu spät |
|---|---|
| Datum oder Location stehen noch nicht sicher fest | Wichtige Gäste haben schon Urlaub gebucht |
| Mehr als ein Jahr vor einer Feier im Inland | Weniger als 4 Monate vor der Hochzeit |
| Die Gästeliste ist noch offen | Save the Date und Einladung kommen fast gleichzeitig |
Seid ihr zu spät dran, ist das kein Drama: Lasst das Save the Date weg und schickt gleich die Einladung. Seid ihr sehr früh, schickt ein paar Monate später eine kurze Erinnerung, etwa zusammen mit der Bitte um die Postadresse.
Save the Date per WhatsApp oder als Karte?
Ja, man kann ein Save the Date per WhatsApp verschicken. Im Freundeskreis ist das heute eher die Regel als die Ausnahme. Ob digital oder auf Papier, hängt vor allem von euren Gästen ab.
| Digital (Nachricht, E-Mail, Link) | Karte oder Magnet | |
|---|---|---|
| Tempo | sofort bei allen | Druck und Post brauchen Zeit |
| Kosten | gratis oder fast gratis | Druck und Porto |
| Wirkung | persönlich, wenn einzeln geschickt | bleibt am Kühlschrank hängen |
| Erreicht alle? | nicht immer (ältere Gäste, volle Chats) | ja, wenn die Adressen stimmen |
| Änderungen | leicht nachzuschicken | Nachdruck nötig |
Ein bewährter Mittelweg: digital an alle, die sicher am Handy erreichbar sind. Dazu eine Karte oder ein Anruf für Großeltern und Verwandte, die lieber Post bekommen. Wer Karten verschickt, sollte zur Zeit oben noch ein paar Wochen für Gestaltung, Druck und Adressen dazurechnen.
Tipp: Schickt ein digitales Save the Date einzeln oder in eine eigens angelegte Gruppe. In der großen Familien- oder Freundesgruppe rutscht es zwischen Geburtstagswünschen und Urlaubsfotos schnell nach oben weg.
Zeitplan: vom Datum bis zur Einladung
So sieht ein typischer Ablauf bei einer Hochzeit aus. Für andere Feiern verkürzt du die Abstände entsprechend.
- 12 bis 18 Monate vorher: mögliche Termine sammeln und mit den wichtigsten Menschen abstimmen.
- Danach sofort: Location und Trauung fix buchen.
- 6 bis 12 Monate vorher: Save the Date verschicken, gleich Adressen für die Einladung einsammeln.
- 2 bis 4 Monate vorher: Einladung mit Uhrzeit, Ablauf, Adresse und Antwortfrist verschicken (bei Feiern im Ausland eher früher).
- Einige Wochen vorher: Antwortfrist endet, Zahlen an Location und Catering melden.
- Kurz davor: letzte Infos an alle, zum Beispiel Parken, Shuttle und Wetter.
Bevor das Save the Date rausgeht: den Termin abstimmen
Das Datum auf dem Save the Date ist danach praktisch in Stein gemeißelt. Deshalb lohnt es sich, vorher ein paar Kandidaten mit den Menschen abzuklären, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Das müssen nicht alle Gäste sein. Bei einer Hochzeit reichen oft die Trauzeugen, die Eltern und zwei, drei engste Freundinnen und Freunde. Bei einem runden Geburtstag, Klassentreffen oder JGA stimmt oft die ganze Runde mit ab.
Statt jede Person einzeln zu fragen, schickt ihr einen Link in die Gruppe. Alle tippen an, an welchen Tagen sie können und wo es notfalls ginge. Ihr seht sofort, welcher Termin für die meisten passt. Den fixiert ihr. Dann erst buchen und das Save the Date verschicken.
psst … so geht's leichter
Finde den Termin, an dem alle können
- Umfrage erstellen und den Link in die WhatsApp-Gruppe schicken
- Alle tippen ihre freien Tage an, der beste Termin steht sofort oben
- Gratis, ohne Konto, ohne App
Mehr dazu, wie Abstimmungen in der Gruppe ohne Chaos funktionieren: Terminfindung in der Gruppe.
Häufige Fragen
Wann verschickt man ein Save the Date für die Hochzeit?
Üblich sind 6 bis 12 Monate vor der Hochzeit. Wer im Sommer, an einem langen Wochenende oder mit vielen Gästen von außerhalb feiert, verschickt eher früher. Kommen fast alle aus der Nähe, reichen notfalls auch 4 bis 6 Monate.
Wie lange vorher verschickt man Save-the-Date-Karten zum Geburtstag?
Für einen runden Geburtstag mit größerer Feier sind etwa 3 bis 6 Monate ein guter Rahmen. Müssen Gäste anreisen oder übernachten, darf es auch früher sein. Für eine normale Geburtstagsfeier braucht es meist gar kein Save the Date, da genügt eine Einladung einige Wochen vorher.
Kann man ein Save the Date per WhatsApp verschicken?
Ja. Im Freundeskreis ist ein digitales Save the Date heute ganz normal, oft als schönes Bild oder kurze persönliche Nachricht. Achte darauf, dass es nicht in einer großen Gruppe untergeht. Denk auch an Gäste, die selten aufs Handy schauen. Für sie ist eine Karte oder ein Anruf die freundlichere Wahl.
Ist ein Jahr vorher zu früh für ein Save the Date?
Nein, zwölf Monate sind bei Hochzeiten im Ausland oder in der Hochsaison sogar sinnvoll. Deutlich mehr als ein Jahr ist meist unnötig, weil sich Pläne ändern und Gäste den Termin aus den Augen verlieren. Wer so früh dran ist, schickt einige Monate später am besten eine kurze Erinnerung.
Was tun, wenn die Hochzeit in weniger als vier Monaten ist?
Dann lasst das Save the Date weg und verschickt gleich die Einladung. Ein Save the Date kurz vor der Einladung bringt keinen Vorteil. Eine schnelle Nachricht an die wichtigsten Gäste, dass die Einladung gleich kommt, ist trotzdem eine nette Geste.
Wann kommt nach dem Save the Date die Einladung?
Bei Hochzeiten meist 2 bis 4 Monate vor dem Fest, bei Hochzeiten im Ausland eher 4 bis 6 Monate vorher, damit Gäste Unterkünfte buchen können. Die Bitte um Zusage liegt dann oft einige Wochen vor der Feier, je nachdem, wann Location und Catering die Zahlen brauchen.