Team-Umfrage: erst klären, was du wissen willst
Im Büro landen ganz unterschiedliche Fragen in derselben Schublade. „Machen wir eine Umfrage“ kann heißen: Wir suchen eine Stunde für den Jour fixe. Oder: Wir suchen einen Freitag für die Klausur. Oder: Wir wollen wissen, ob das Team lieber Bowling oder einen Kochkurs macht. Jede dieser Fragen braucht ein anderes Werkzeug.
| Was du wissen willst | Beispiel | Passendes Werkzeug |
|---|---|---|
| Uhrzeit für ein Meeting | 60 Minuten Abstimmung zum Budget | Planungsumfrage in Outlook oder Terminplanung im Kalender |
| Tag oder Zeitraum | Weihnachtsfeier, Klausurtag, Teamausflug, Messe-Woche | Tagesumfrage per Link |
| Auswahl aus Optionen | Restaurant, Workshop-Thema, Pizza-Bestellung | Umfrage im Teams-Chat oder in der Mail |
| Ehrliches Stimmungsbild | „Wie gut klappt die neue Urlaubsregelung?“ | Anonyme Umfrage, zum Beispiel mit Microsoft Forms |
| Wer übernimmt was | Buffet für die Feier, Dienste am Tag der offenen Tür | Eintrageliste, siehe Doodle-Liste erstellen |
Die Faustregel: Geht es um eine Stunde und alle sitzen im selben Firmenkalender, nimm den Kalender. Geht es um einen Tag, um Leute von außen oder um eine Meinung, ist eine Umfrage schneller.
Outlook-Umfrage erstellen: Planungsumfrage für Meetings
Outlook hat eine eingebaute Terminumfrage. Microsoft nennt sie in der deutschen Oberfläche Planungsumfrage, an manchen Stellen auch Terminplanungsumfrage. Sie hat 2022 das frühere Add-in FindTime abgelöst. Die Idee: Du schlägst ein paar Zeiten vor, die Eingeladenen stimmen ab, Outlook trägt das Meeting ein. So legst du sie an (Stand Oktober 2026, die Menüs unterscheiden sich je nach Outlook-Version):
- Eine neue Mail oder einen neuen Kalendertermin öffnen und die Teilnehmenden ins Feld An eintragen.
- Die Planungsumfrage starten. Im neuen Outlook und im Web steckt sie unter Einfügen (bei Mails) oder unter Ereignis (im Kalender), im klassischen Outlook unter Nachricht oder Besprechung.
- Dauer und Tage wählen. Outlook schlägt Zeiten vor und zeigt, wer frei ist. Du klickst die Zeiten an, die zur Wahl stehen sollen. Bis zu 15 gehen, Microsoft empfiehlt drei bis fünf.
- Bei Bedarf Ort und Online-Besprechung festlegen, dann die Umfrageeinstellungen prüfen.
- Umfrage erstellen und die Mail abschicken.
Die Einstellungen, die sich lohnen
- Automatisch planen, sobald alle Pflichtteilnehmenden zugestimmt haben. Passen mehrere Zeiten, geben die Stimmen der optionalen Gäste den Ausschlag, sonst gewinnt die früheste. Praktisch, wenn du nicht ständig nachsehen willst.
- Vorgeschlagene Zeiten im eigenen Kalender blocken. Damit dir niemand die Optionen wegbucht, solange die Abstimmung läuft.
- Benachrichtigung bei jeder Stimme. Bei acht Leuten hilfreich, bei achtzig eher nicht.
- Identität der Teilnehmenden prüfen. Dann muss sich jede Person vor dem Abstimmen bestätigen. Sinnvoll, wenn der Link weitergeleitet werden könnte.
- Umfrage sperren. Teilnehmende können dann keine neuen Zeiten vorschlagen und keine fremden Antworten ändern.
Grenzen der Planungsumfrage
Sie ist für Arbeits- und Schulkonten mit Microsoft 365 gebaut. Mit privaten Outlook.com-Konten oder Gmail funktioniert sie laut Microsoft nicht. Externe Gäste stimmen über einen Link im Browser ab. Ihre Kalender sieht Outlook aber nicht, die Verfügbarkeit steht dann auf „unbekannt“. Und sie denkt in Zeitfenstern: Für „welcher Freitag im November“ musst du jeden Freitag einzeln als Option anlegen.
Umfrage in einer Outlook-Mail
Für eine schnelle Meinungsfrage gibt es in Outlook zusätzlich die Funktion Umfrage. Sie fügt eine kleine Abstimmung mit Microsoft Forms in die Mail ein: Frage, Antworten, eine oder mehrere Antworten erlaubt. Die Empfängerinnen und Empfänger stimmen direkt in der Mail ab. Das Zwischenergebnis steht in der Abstimmungskarte, die Details siehst du in Forms. Im klassischen Outlook findest du die Funktion unter Einfügen, im neuen Outlook unter Nachricht oder Einfügen. Auch sie braucht ein Arbeits- oder Schulkonto. Wer es noch klassischer mag: Die Abstimmungsschaltflächen (etwa „Ja; Nein; Vielleicht“) gibt es im klassischen Outlook mit Firmenkonto weiterhin unter Optionen.
Umfrage in Microsoft Teams erstellen
Wenn das Team ohnehin im Teams-Chat sitzt, ist die Umfrage dort am schnellsten beantwortet. Stand Oktober 2026 geht das so:
- Den Chat oder Kanal öffnen und neben dem Eingabefeld auf Aktionen und Apps (das Plus) klicken.
- Umfragen wählen. Fehlt der Punkt, findest du ihn über die Suche nach weiteren Apps.
- Frage und mindestens zwei Antworten eintragen. Am Handy sind bis zu zehn Antworten möglich.
- Festlegen, ob mehrere Antworten erlaubt sind, ob die Namen der Antwortenden gespeichert werden und ob alle das Ergebnis sehen.
- Vorschau prüfen und senden.
Die Antworten landen in Microsoft Forms. Von dort lassen sie sich auch als Excel-Tabelle öffnen, falls du die Ergebnisse weitergeben musst. Umfragen für eine Besprechung bereitest du im Chat der Besprechung vor und startest sie, wenn es so weit ist.
Für die Uhrzeit eines Meetings nutzt du in Teams den Terminplanungs-Assistenten im Kalender. Er zeigt, wer wann frei ist, ohne dass jemand abstimmen muss. Das funktioniert aber nur mit Leuten, deren Kalender er kennt.
Wann ein Link-Tool die bessere Team-Umfrage ist
Outlook und Teams sind stark, solange alle im selben Firmenkonto stecken. Sobald das nicht so ist, wird es mühsam. Ein Link, den jede Person ohne Anmeldung öffnen kann, ist dann die einfachere Lösung:
- Leute von außen sind dabei. Freie Mitarbeitende, die Agentur, das Team der Partnerfirma oder die Kollegin, die schon in Pension (oder Rente) ist und zur Weihnachtsfeier kommen soll.
- Es gibt kein gemeinsames Firmenkonto. In kleinen Betrieben, in Praxen, im Verein oder im Handwerk haben oft nicht alle eine Firmenadresse.
- Ihr sucht einen Tag, keine Uhrzeit. Für Klausur, Teamausflug, Sommerfest oder eine Dienstreise mit mehreren Tagen am Stück ist eine Tagesumfrage übersichtlicher als zwanzig Zeitfenster.
- Es soll eine Überraschung bleiben. Plant ihr den Abschied für einen Kollegen, gehört die Umfrage nicht in einen Firmenkanal, den er mitliest.
- Die Frage ist privat. Der Stammtisch nach Feierabend oder das Geburtstagsgeschenk für die Chefin haben im Firmenkalender nichts verloren.
Für die Tagessuche haben wir den Terminfinder gebaut. Du gibst einen Zeitraum vor, schickst den Link in den Team-Chat oder per Mail, alle tippen ihre Tage an. Niemand braucht ein Konto, auch die Externen nicht. Ganz oben steht der Tag, an dem die meisten können. Uhrzeiten kann er allerdings nicht abstimmen. Für das Meeting um 10 oder 14 Uhr bleibt die Planungsumfrage in Outlook die richtige Wahl.
psst … so geht's leichter
Finde den Termin, an dem alle können
- Umfrage erstellen und den Link in die WhatsApp-Gruppe schicken
- Alle tippen ihre freien Tage an, der beste Termin steht sofort oben
- Gratis, ohne Konto, ohne App
Vorlagen für Team-Nachrichten
Die Nachricht rund um die Umfrage entscheidet, wie viele antworten. Diese Texte passen in den Teams-Chat, in eine Mail oder in jeden anderen Firmenkanal. Klammern ersetzen, fertig.
Servus zusammen! 🎄 Wir suchen einen Abend für unsere Weihnachtsfeier im Dezember. Bitte tippt bis [Wochentag], [Datum] alle Tage an, an denen ihr könnt: [Link]
Keine Anmeldung nötig, dauert eine Minute. Am [Datum] sage ich euch, welcher Tag es wird.
Kurze Abstimmung fürs Teamevent im [Monat]: Was hättet ihr am liebsten? 🗳️
Kochkurs · Escape Room · Wandern mit Einkehr · Bowling
Mehrfachauswahl ist an, kreuzt alles an, was euch gefällt. Die Umfrage läuft bis [Wochentag] Mittag.
Betreff: Terminabstimmung Workshop [Thema]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
für unseren Workshop zu [Thema] suchen wir einen halben Tag im [Monat]. Bitte tragen Sie bis [Datum] ein, welche Termine für Sie passen: [Link]
Den finalen Termin schicke ich Ihnen bis [Datum] als Kalendereinladung.
Vielen Dank und beste Grüße
[Name]
Hallo [Name], wir planen gerade unseren gemeinsamen Projektabschluss und würden uns freuen, wenn Ihr Team dabei ist. Unter diesem Link können Sie ohne Anmeldung eintragen, welche Tage passen: [Link]
Bitte bis [Datum], dann melden wir uns mit dem Termin.
Danke an alle, die schon abgestimmt haben! 🙏 Es fehlen noch ein paar Stimmen. Die Umfrage schließt morgen um [Uhrzeit]: [Link]
Wer bis dahin nicht abgestimmt hat, bekommt den Termin, den die anderen ausgesucht haben. 😉
Es ist entschieden: Die Weihnachtsfeier steigt am [Wochentag], [Datum], [Ort]. 🎉 [Anzahl] von [Anzahl] können, das ist ein gutes Ergebnis.
Die Einladung mit allen Details kommt in den nächsten Tagen. An alle, die an dem Tag nicht können: Schade! Beim Sommerfest richten wir uns nach euch.
Psst, nicht weiterleiten 🤫 [Name] geht Ende [Monat] in Pension und wir wollen ihn mit einem Abschied überraschen. Bitte tragt bis [Datum] ein, wann ihr könnt: [Link]
Bitte nicht im großen Team-Kanal darüber schreiben, da liest er mit.
Wie die Einladung danach aussehen kann, zeigen die Vorlagen für die Einladung zur Weihnachtsfeier. Ideen für den Abend selbst stehen unter Weihnachtsfeier in der Firma.
Gute Fragen für die Team-Umfrage
Eine Umfrage im Büro wird zwischen zwei Mails beantwortet. Sie muss in einem Blick verständlich sein. Ein paar Beispiele, wie aus einer schwammigen Frage eine gute wird:
| Schwammig | Besser | Einstellung |
|---|---|---|
| Wann habt ihr Zeit? | Welche Donnerstage im November gehen für den Workshop? | Mehrfachauswahl an |
| Was wollt ihr essen? | Pizza, Asiatisch oder Jause vom Bäcker für das Meeting am Freitag? | Eine Antwort |
| Wie findet ihr das neue Büro? | Wie gut kannst du im neuen Großraum konzentriert arbeiten? (gut, geht so, schlecht) | Anonym |
| Wer kommt mit? | Bist du beim Firmenlauf am [Datum] dabei? (ja, vielleicht, nein) | Namen sichtbar |
| Habt ihr Feedback? | Was sollen wir beim nächsten Teamtag anders machen? (eine Freitext-Frage in Forms) | Anonym |
Eine Frage pro Umfrage ist am besten. Zwei gehen noch. Ab fünf Fragen ist es keine Chat-Umfrage mehr, sondern ein Fragebogen. Den beantwortet man lieber in Ruhe am Laptop.
Etikette: so antworten alle
- Eine Frist mit Wochentag und Uhrzeit. „Bis Mittwoch, 12 Uhr“ wirkt, „bald“ nicht. Zwei bis drei Arbeitstage reichen meist.
- An Teilzeit und Schichten denken. Wer nur Montag bis Mittwoch arbeitet, sieht eine Umfrage vom Donnerstag erst nächste Woche. Und die Feier sollte nicht immer auf den freien Tag derselben Leute fallen.
- Nicht nach Feierabend schicken. Eine Umfrage am Freitag um 18 Uhr landet bei manchen als Push-Nachricht am Wochenende. Plane sie für den nächsten Morgen.
- Einmal erinnern, nicht dreimal. Am besten einen Tag vor der Frist, gezielt an die, die noch fehlen. In Teams kannst du sie dafür direkt erwähnen.
- Ehrlich sagen, wer was sieht. „Anonym“ nur schreiben, wenn es stimmt. Bei fünf Leuten im Team ist eine anonyme Antwort schnell zuzuordnen.
- Das Ergebnis teilen. Auch wenn es knapp war. Wer abstimmt und nie erfährt, was herauskam, stimmt beim nächsten Mal nicht mehr ab.
Noch ein Hinweis für größere Befragungen: Geht es nicht um einen Termin, sondern um Arbeitsklima, Zufriedenheit oder Führung, redet in Deutschland und Österreich oft der Betriebsrat mit, gerade bei Online-Werkzeugen. Für die Frage nach dem Tag der Weihnachtsfeier ist das kein Thema. Bei einer echten Mitarbeiterbefragung lohnt sich ein kurzes Gespräch vorher.
Link für Team und Externe, ohne AnmeldungTag für Klausur oder Feier abstimmenHäufige Fragen
Wie erstelle ich eine Umfrage in Outlook?
Für Termine öffnest du eine neue Mail oder einen neuen Termin, trägst die Teilnehmenden ein und wählst die Planungsumfrage. Outlook schlägt Zeiten vor, du wählst die passenden aus und schickst die Mail. Für eine Meinungsfrage gibt es in der Mail zusätzlich die Funktion Umfrage, die eine kleine Abstimmung mit Microsoft Forms einfügt (Stand Oktober 2026).
Kann ich eine Team-Umfrage anonym machen?
Bei der Umfrage im Teams-Chat entscheidest du beim Erstellen, ob die Namen der Antwortenden gespeichert werden. Schaltest du das aus, sieht auch die Person, die fragt, nur die Zahlen. Bei sehr kleinen Teams lässt sich trotzdem oft erraten, wer was gewählt hat, das solltest du ehrlich dazusagen.
Können Externe an einer Outlook-Planungsumfrage teilnehmen?
Ja. Laut Microsoft stimmen Personen außerhalb der Organisation über einen Link auf einer Webseite ab. Ihre Verfügbarkeit kann Outlook aber nicht sehen, sie erscheint als „unbekannt“. Ist die Einstellung zur Identitätsprüfung eingeschaltet, müssen sie sich vor dem Abstimmen bestätigen. Bei vielen Externen ist ein Link-Tool ohne Anmeldung oft einfacher.
Wie erstelle ich eine Umfrage in Microsoft Teams?
Im Chat oder Kanal tippst du neben dem Eingabefeld auf Aktionen und Apps und wählst Umfragen. Dann gibst du die Frage und mindestens zwei Antworten ein, legst Mehrfachauswahl und Namensanzeige fest und schickst die Umfrage ab. Findest du den Punkt nicht, ist die App bei euch vielleicht nicht freigeschaltet, dann hilft die IT.
Funktioniert die Planungsumfrage mit einem privaten Outlook-Konto?
Nein. Laut Microsoft steht die Planungsumfrage für private Outlook.com-Konten und für Gmail-, Yahoo- oder andere POP- und IMAP-Konten nicht zur Verfügung (Stand Oktober 2026). Sie ist für Arbeits- und Schulkonten mit Microsoft 365 gedacht.
Wie lange sollte eine Team-Umfrage laufen?
Zwei bis drei Arbeitstage reichen für die meisten Fragen. Wer am Montag fragt und am Mittwochabend schließt, erwischt auch Teilzeitkräfte und Leute im Außendienst. Vor Urlaubszeiten oder bei großen Abteilungen darf es eine Woche sein.